A Unimed Piracicaba é fruto de uma trajetória empresarial. Com a mais avançada tecnologia, a unidade oferece serviços de emergência 24 horas nas áreas de clínica geral, ortopedia, pediatria, obstetrícia e ginecologia, cardiologia, cirurgia geral e pronto-socorro, além de anestesiologistas e residentes, equipes de cuidados paliativos, com diversas especialidades em plantão de disponibilidade. Para tal, a unidade adquiriu o software Effort para gestão e manutenção de ativos, com o objetivo de melhorar e automatizar os seus processos e fazer a gestão de mais de mil e cem equipamentos médico-hospitalares.
O Cliente
O complexo hospitalar acumula dados favoráveis sobre a eficiência e eficácia da assistência dos atendimentos. Essa informação é confirmada pela taxa de mortalidade, que é uma das mais baixas se comparada ao país de referência para a doença. O Hospital Unimed recuperou até junho de 2021 mais de 17 mil vidas.
Há mais de 50 anos, a cooperativa acredita que o melhor plano de saúde é viver com paixão a cada segundo de trabalho para prestar o melhor atendimento nas cidades e regiões. Por isso, a cada ano, a Unimed Piracicaba reafirma seu compromisso em proporcionar saúde de excelência a seus clientes de forma humana, ética e transparente. Afinal, trata-se de cuidar do bem mais importante do mundo: todas as diferenças na vida das pessoas.
O Problema
A unidade fazia o uso de planilhas muito bem elaboradas e com dados bem desenhados para fazer o controle dos equipamentos e ativos, o problema era como automatizar esses processos para gerar indicadores e fazer a programação da manutenção de uma forma automática. Com um histórico decepcionante de implantação de outros softwares, a equipe de Inovação e Melhoria Continua liderado pela coordenadora Thalita, exigiu manter o mesmo padrão de detalhamento dos dados que já haviam em suas planilhas.
“A implantação ela foi muito bem recebida pelos esforços que nós estivermos com relação ao planejamento, tudo que tinha sido programado no cronograma a gente conseguiu fazer com que o setor aderisse e fizesse, então o paralelo da planilha como ele ficar eles tinham o cadastro dos maquinários dos inventários.”
Thalita Gomes, Coordenadora de Inovação & Melhoria Continua
A Solução
O sistema Effort foi apresentado para a unidade em uma RFP, onde foi constatado que o software tinha todos os requisitos solicitados pela unidade. Analisando a base e os processos pré-definidos e com uma equipe empenhada e interessada, as implantações demandavam tempo pois os colaboradores tinham necessidades de colocar os benefícios do Effort em suas rotinas e demandas. O Effort permitiu a gestão dos equipamentos, automatiza rotina, com 100% de rastreabilidade com a tecnologia, e otimizou o tempo e aumentou a produtividade dos seus colaboradores com a praticidade e acessibilidade do aplicativo.
“Ele dá a visibilidade da parte dos equipamentos tanto das manutenções preventivas e corretivas e isso era o que a gente mais esperava e também o controle da hora ‘homem’ dos técnicos para saber exatamente o aproveitamento, quantas horas de trabalho no centro cirúrgico, quantas horas de trabalho em UTIs. São setores que mais necessitam de manutenção nos equipamentos e intervenção, então o maior foco do software para gestão relacionada aos serviços da engenharia Clínica e aos setores da engenharia Clínica e são atendidos por eles, para utilizar melhor o espaço da utilização do tempo e espaço de arquivo dos equipamentos.”
Thalita Gomes, Coordenadora de Inovação & Melhoria Continua
Resultados
Em apenas 1 mês e 8 dias de uso a unidade conseguiu aumentar a solicitação de ordem de serviço onde foi levantado 227 OSs abertas. Otimizaram a programação dos planos de manutenção. Além de uma possível redução de papel com a funcionalidade de assinatura eletrônica presente no aplicativo.
Lições Aprendidas
O maior aprendizado é o trabalho e esforço das equipes de Inovação e Engenharia Clínica da Unimed Piracicaba, em conjunto com o time da GlobalThings. Em todo decorrer do projeto a comunicação e comprometimento entre as partes foi o ponto chave para sucesso da implantação do sistema Effort.
“Conseguimos visualizar as manutenções preventivas e corretivas, como planejar o setor de engenharia Clínica, mais visível e palpável a nível de gestão à vista e lapidar o BI e os indicadores para obter esses resultados, conseguimos visualizar isso e toda a parte de cada equipamentos que agora ele fica numa base unificada e o sistema de ocorrência também.”
Thalita Gomes, Coordenadora de Inovação & Melhoria Continua