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Melhores Práticas de Gestão de Ativos Hospitalares

Como a Gestão de Ativos impacta os altos padrões de qualidade de serviços hospitalares

As instituições da área da saúde necessitam cumprir padrões de qualidade rigorosos se quiserem conquistar credenciais como as acreditações da ONA (Organização Nacional de Acreditação). Esta é uma entidade não governamental e sem fins lucrativos que certifica a qualidade de serviços de saúde no Brasil, com foco na segurança do paciente, através da acreditação. Para ser acreditada, a organização precisa comprovadamente atender aos padrões definidos pela ONA, reconhecidos internacionalmente.

A necessidade do planejamento e monitoramento eficiente de ativos é maior no setor de saúde por causa do custo das preciosas vidas humanas que dependem deles, e esta é uma importante sessão da acreditação. Um equipamento mal calibrado, ou mesmo com a manutenção vencida pode causar um dano irreparável ao paciente.

O grupo de profissionais da Globalthings, com base na experiência em atender mais de 100 hospitais no mercado brasileiro, identificou os principais desafios técnicos enfrentados pelos hospitais em relação a gestão dos ativos:

Má gestão de dados: A maioria dos médicos confia em informações para realizar suas atividades. As informações armazenadas em sistemas computacionais são mais confiáveis que aquelas que são locais, ou seja, não armazenadas em meios não computacionais. A probabilidade de erro humano neste caso é elevada. São resultado de registros incorretos e incompletos, o que leva a uma leitura errada do cenário.

Problemas de inventário: A falta de práticas administrativas robustas pode levar a uma inadequada gestão de inventário dos ativos. Um equipamento pode ter sua localização desconhecida dentro do hospital. Os impactos passam pela demora na execução dos serviços até a inviabilização de um atendimento, criando grandes problemas na operação. 

Falhas frequentes de equipamentos: A falta de manutenção adequada dos equipamentos é uma questão de muita atenção. É comum que os hospitais tenham que lidar com longo tempo de inatividade de alguns instrumentos e equipamentos médicos. Quando estes equipamentos são acionados para o uso, devem estar funcionando de forma plena. Os gestores não podem contar somente com a sorte, e rezarem para os equipamentos não terem falhas mecânicas ou eletrônicas. Tais situações podem ser facilmente prevenidas por meio de manutenções programadas e preventivas.

A Globalthings apresenta as dicas para você superar esses desafios.

Hospitais que enfrentam esses desafios terão grande dificuldade de conseguir as suas tão desejadas acreditações. Para ajudá-lo a lidar com problemas de gestão de ativos, vamos fornecer algumas das boas práticas de gestão de ativos hospitalares que você pode adotar facilmente!

1. Evite redundâncias e otimize a utilização

Os hospitais normalmente acabam comprando mais equipamentos do que precisam. Isso acontece por causa das dificuldades em localizar os instrumentos e equipamentos existentes (inventário). No fim, estas práticas ruins de gestão tendem a causar um impacto nas finanças do hospital, bem como ocupar espaço preciosos para a operação. Para evitar redundâncias e o mal-uso dos ativos, é obrigatório adotar práticas reconhecidas e testadas de gestão de ativos. Você pode controlar isso investindo em um sistema de monitoramento para seu hospital. Isso permite que você identifique os ativos e adicione a localização dos equipamentos em seu banco de dados. Desta forma, você poderá monitorar aonde os equipamentos estão a todo momento e reduzir investimentos com equipamentos. Estar atualizado com uma informação tão vital permite que você otimize o uso e evite o estoque de ativos acima do necessário!

2. Reduza as chances de inatividade de equipamentos por meio de práticas de manutenção

Higiene e limpeza são muito importantes no que diz respeito ao setor da saúde. Médicos, enfermeiros(as) e outros membros do staff clínico precisam manter a limpeza durante o horário de atendimento do hospital. Isso é especialmente importante uma vez que os trajes e os instrumentos utilizados pelo pessoal médico possuem uma alta probabilidade de estarem em contato com bactérias e vírus.

Exemplo: Bactéria comum em infecção hospitalar pode ser encontrada em bebedouros. A água que consumimos passa por uma série de análises, preconizadas pela legislação, que avaliam se ela está boa para o consumo humano. Entretanto, existem alguns organismos causadores de doenças, chamados de patógenos, que não são usados como parâmetro de sua qualidade. Entre eles está o Staphylococcus aureus, bactéria que compõe a pele humana e se torna perigosa em contextos de imunidade comprometida, sendo muito comum em infecções hospitalares.

Imagine se por falta de controle os bebedouros não passem pela troca de filtros e higienização constante. Tal atitude poderia levar a consequências graves e até mesmo a problemas jurídicos.

Uma das boas práticas cruciais de gestão de ativos hospitalares é implementar um calendário de manutenções preventivas e o controle do término das garantias. Ao fazer isso, você poderá tratar falhas de equipamentos antes que elas causem sérias interrupções em seu fluxo de atendimento. Você também pode normatizar as práticas de esterilização para pequenos instrumentos médicos utilizados frequentemente no hospital. Isso diminui as chances de infecção e cria condições para um ambiente higiênico.

3. Monitore o ciclo de vida dos ativos para assegurar operações tranquilas

Se você não tiver cuidado, acidentes podem ocorrer a qualquer momento. A pergunta é: o que você está fazendo para preveni-los? É muito comum no setor de saúde comprar equipamentos caros como camas hospitalares, macas e um grande estoque de ferramentas cirúrgicas e medicamentos. Monitorar a condição desses itens é imperativo caso deseje diminuir o risco de acidentes. Você provavelmente não vai querer que uma maca quebre no meio de uma cirurgia.

Existe uma maneira fácil de lidar com tudo isso. A administração do ciclo de vida dos ativos é uma parte das boas práticas de gestão de estoque em hospitais que lhe permitirá realizar a manutenção de equipamentos de forma eficiente. Ao usar essa prática, você pode adicionar ordens de compra, calendários de manutenção, custos totais e associá-los a itens específicos. Você pode até mesmo monitorar taxas de depreciação de ativos específicos para descartá-los antes que eles quebrem de uma vez. Ao implementar tais práticas, o hospital se torna um lugar muito mais seguro, tanto para os médicos como para os pacientes!

4. Crie tags para os instrumentos médicos para facilitar as retiradas

Os equipamentos médicos custam milhares, se não milhões de reais, e são alguns dos ativos mais valiosos dentro do estoque do hospital. Uma vez que a maioria dos equipamentos são investimentos feitos uma única vez, se torna crítico que você monitore a utilização. Ao fazer isso, você cria um banco de dados transparente para devoluções e retiradas de ativos. É bem possível que pequenos instrumentos médicos sejam perdidos no hospital durante as operações diárias. Equipamentos caros, por outro lado, estão sob o risco de serem roubados. Então, o que exatamente você deve fazer para manter seus ativos seguros?

Com a ajuda do software de gestão de ativos hospitalares, você atribui etiquetas e códigos de barras para todos os itens de seu estoque. Essas tags podem ser facilmente atribuídas aos colaboradores quando quiserem retirar os equipamentos para uso. Desta forma, quando um item desaparecer, você pode olhar quem o utilizou pela última vez e aonde. Assim, as etiquetas nos ativos lhe permitirão cortar custos e aumentar a produtividade geral.

Organize seus equipamentos médicos com a gestão de ativos hospitalares. Trabalhar em um hospital pode ser algo bastante estressante por conta própria, mesmo sem as dores de cabeça adicionais em relação a comprar e administrar os ativos médicos. Graças aos avanços tecnológicos agora você poderá instalar um software de gestão de ativos em nuvem para conduzir as operações de forma ideal. Você pode preservar a qualidade de seus instrumentos médicos por meio da esterilização regular e dos calendários de manutenção. Fazer isso lhe ajuda a prevenir quebras indesejadas no meio de uma cirurgia. Trabalhar no setor de saúde não é fácil, especialmente quando você precisa monitorar cada um dos itens médicos e monitorar seus desempenhos. Isso pode ser feito facilmente por meio de um software automatizado que lhe permitirá etiquetar esses ativos para melhor uso e acesso. Você não precisa mais colocar em risco a saúde dos seus pacientes. Com a ajuda das boas práticas de gestão de ativos hospitalares e suas funcionalidades, você pode fazer tudo com um único software!