Garantir a segurança dos pacientes deve ser uma prioridade em todas as instituições de saúde. No entanto, para alcançar esse objetivo, é essencial otimizar diversos processos envolvidos. Entre eles, está o processo de avaliação de fornecedores, pois impacta diretamente a qualidade dos serviços prestados pela organização.  
 
A qualidade dos fornecedores é um dos pilares para garantir a segurança do paciente. Sendo assim, ter fornecedores que não cumprem com os prazos definidos ou que não estão em conformidade regulatória pode trazer uma série de riscos à saúde dos pacientes. 

Como construir um processo de avaliação de fornecedores eficiente 

Portanto, dada a importância do processo de avaliação de fornecedores, é essencial para as instituições de saúde otimizarem essa atividade para garantir a qualidade e a segurança dos serviços prestados. Dessa forma, um processo bem estruturado não apenas minimiza riscos, mas também melhora a previsibilidade das operações e assegura a conformidade com normas e regulamentações do setor.

Defina os principais critérios

O primeiro passo para a construção de um processo eficiente é estabelecer critérios claros e objetivos para a avaliação dos fornecedores. Alguns dos principais critérios que devem ser considerados são: 

• Conformidade regulatória: Verificar o cumprimento das normas da Agência Nacional de Vigilância Sanitária (ANVISA) e de outros órgãos reguladores. 

• Qualidade dos produtos e serviços: Avaliar a procedência, certificações e padrões seguidos pelo fornecedor. 

• Pontualidade na entrega: Monitorar o cumprimento dos prazos acordados, evitando impactos negativos na operação da instituição de saúde. 

• Capacidade de atendimento: Analisar a infraestrutura e a capacidade de fornecimento para atender às demandas da organização. 

• Histórico de mercado: Verificar a reputação do fornecedor no mercado. 

Implemente ferramentas que vão auxiliar a avaliação de fornecedores

A avaliação de fornecedores não pode ser um evento isolado, mas sim um processo contínuo. Por isso, é importante a implementação de um sistema que permita monitorar e acompanhar o desempenho dos fornecedores ao longo do tempo. Dessa forma, é possível tomar ações que incluem: 

Auditorias periódicas: Realizar visitas e inspeções nos fornecedores para garantir a manutenção dos padrões de qualidade. 

Indicadores de desempenho (KPIs): Estabelecer métricas para avaliar aspectos como taxa de não conformidade, índice de atrasos e nível de satisfação dos profissionais de saúde. 

Feedback constante: Criar canais de comunicação para que as equipes internas possam relatar problemas e sugerir melhorias nos serviços prestados pelos fornecedores. 

Formalize seus contratos e acordos de nível de serviço (SLA)

A formalização de contratos detalhados e a definição de Acordos de Nível de Serviço (SLAs) são essenciais para garantir que as expectativas sejam atendidas. Esses documentos devem especificar: 

• Requisitos de qualidade e segurança que o fornecedor deve seguir. 

• Prazos e condições de entrega, evitando desabastecimento de insumos críticos. 

• Penalidades para descumprimento, estabelecendo medidas corretivas em caso de falhas recorrentes. 

Como o uso da tecnologia facilita o processo de avaliação de fornecedores

A adoção de softwares de gestão de fornecedores pode tornar o processo de avaliação de fornecedores mais eficiente e transparente. Algumas das vantagens do uso da tecnologia incluem: 

• Automação de processos, reduzindo a burocracia e aumentando a agilidade na avaliação. 

• Registro e rastreamento de não conformidades, facilitando a tomada de decisões baseada em dados. 

• Análises preditivas, que ajudam a identificar riscos antes que eles se tornem um problema. 

Treine e capacite sua equipe

Para garantir a eficácia do processo de avaliação de fornecedores, é essencial que a gestão esteja atenta aos três pilares do PPT: Pessoas, Processos e Tecnologia. Não basta implementar ferramentas tecnológicas e definir um processo estruturado se a equipe não estiver devidamente capacitada para executar a estratégia. Por isso, investir na qualificação dos colaboradores é fundamental. Com o devido treinamento, eles estarão preparados para utilizar as tecnologias disponíveis e conduzir a avaliação de fornecedores com excelência.

Conclusão

Portanto, fica evidente que a avaliação de fornecedores é um elemento crucial na gestão da qualidade e segurança em instituições de saúde. Um processo bem estruturado e contínuo contribui para minimizar riscos, garantir a conformidade regulatória e assegurar um atendimento de excelência aos pacientes. Investir na otimização desse processo é uma estratégia essencial para fortalecer a gestão hospitalar e aprimorar os serviços prestados. Caso você queira conhecer o módulo de avaliação de fornecedores da Globalthings e descobrir como ela pode ajudar sua organização, fale com um especialista.