A gestão das ordens de serviço tem um papel importante que interliga a comunicação entre cliente, técnico e gestor quanto a execução e acompanhamento das tarefas. Contar com um sistema adequado para registrar, transmitir e acompanhar a progressão de ponta a ponta de uma ordem de serviço, contribui significativamente para uma gestão eficiente no controle e produtividade dos serviços, equipamentos, setores e da equipe técnica envolvida.
Uma gestão de ordem de serviço bem estruturada, além de servir como um ótimo guia das atividades e demais atualizações que ocorrem durante o percurso das tarefas executadas, contribui na identificação da performance dos processos e na elaboração estratégica para otimização, organização e redução de custos da operação. Com o avanço da tecnologia, uma plataforma completa e dedicada na gestão das ordens de serviço, em especial para o setor da manutenção, traz diversos benefícios e resultados de alto impacto em toda cadeia produtiva da organização.
O que considerar em um sistema eficientes para gestão das ordens de serviço?
A tecnologia e seus avanços constantes no desenvolvimento de ferramentas para otimizar tempo e esforço dos processos operacionais e gerenciais, está enraizada em milhares de empresas, organizações e instituições no mundo e se estende perfeitamente para departamentos, áreas e setores como assistências técnicas, engenharias clínicas, manutenção predial e indústrias que necessitam do pleno funcionamento dos seus equipamentos e ativos em geral e dependem de uma estrutura prática e eficiente para a gestão das ordens de serviço. A seguir, listamos alguns pontos importantes que a tecnologia e seus recursos podem beneficiar na gestão das ordens de serviço:
A plataforma
contar com uma plataforma on-line (cloud) traz mais agilidade aos processos, criando um fluxo consistente das atividades por meio de dados, registros e informações precisas, seguras e em tempo real. Entre os principais recursos que se espera de um software de gestão de ordens de serviço destacamos:
- Mobilidade e acessibilidade com uso de aplicativos
- Integração entre outros setores como estoque e financeiro
- Padronização dos dados e registros
- Automação de abertura e gestão das ordens de serviços e estoque com parâmetros predefinidos
- Quadro de processos das ordens de serviços
- Indicadores para análise e tomadas de decisão
Aplicativo
O uso de aplicativo para gestão das ordens de serviços tornam os processos mais ágeis desde a abertura, registros e acompanhamento de cada etapa e processo do serviço a ser executado. Funcionalidades de geolocalização dos técnicos mais próximos da origem do chamado e acessibilidade ao aplicativo mesmo quando estiver off-line e coleta de assinatura digital, eliminando o uso do papel são algumas das vantagens que vale a pena conferir.
Integração de setores
As ordens de serviço fazem parte de uma cadeira de processos que necessitam integrar com outras áreas como a gestão de estoque e financeira em relação ao uso inteligente de recursos. Ter esses processos interligados, ajudam na sincronização e garantia de uma ordem de serviço eficiente.
Automação de Processos
a automação de processos que contemplam uma ordem de serviço, promove agilidade na transmissão e recepção ao técnico responsável, minimizando erros, conflitos na programação das atividades e garantindo fidelidade e segurança de todo processo sobre os registros e atualizações de cada etapa e tarefa realizada.
Quadro de Processos
Ter uma visão ampla sobre os estágios da ordens de serviço, ajudam os gestores a ter uma percepção prévia da progressão e performance, permitindo identificar gargalos que penalizam o fluxo e os resultados esperados.
Padronização
Uma comunicação estruturada com informações claras e detalhadas, facilitam a leitura e compreensão dos dados inseridos na ordem de serviço, como responsáveis envolvidos, data de abertura, dados do equipamento, setor, nível de complexidade, prioridade, pendências, descritivos e muito mais, ajudam a estabelecer confiança e assertividade sobre os dados importantes e obrigatórios que devem constar na ordem de serviço.
Indicadores
A gestão das ordens de serviço em tempo real é uma das premissas que devem contemplar em um a plataforma dedicada para manutenção, pois permite identificar a performance dos processos e atividades que impactam na rentabilidade de toda operação, facilitando por meio de análises elaborar estratégias de otimização quanto ao cumprimento das ordens de serviço abertas, fechadas e pendentes, a quantidade distribuída por colaborador, avaliações qualitativas, tempo de atendimento e execução entre outros dados que são compilados e formatados instantaneamente.
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