Inventário: padronização, controle e análise para gestão de equipamentos médico-hospitalar

No meu último artigo sobre o tema sistemas de monitoramento de processos, veja aqui, fiz uma abordagem de quanto é importante a padronização para a realização do monitoramento de processos, sem a padronização de indicadores não é possível fazer comparações externa e, por consequência, ficamos limitados a melhorias que decorrem de comparações por histórico. Na ocasião apresentei um conteúdo de ficha de indicador que permite ao gestor padronizar seu sistema de monitoramento. Ressaltei que existe um desbalanceamento entre o tempo usado para desenvolver o sistema de monitoramento e o tempo usado para melhorar.

Neste artigo, vou dissertar sobre a importância de outra padronização que considero o alicerce do gerenciamento de ativos, estou falando sobre o inventário dos ativos. O inventário é a base conceitual onde iniciamos o processo de gestão de ativos, muito negligenciado pelos gestores, o inventário bem elaborado, com a padronização adequada pode evitar erros que vejo com frequência em relatórios de custos, por exemplo, onde o gestor perde dias para acertar e recorre a tão conhecida planilha de Excel para corrigir as informações, puro desperdício de tempo cuja causa está na deficiência do inventário. Já presenciei departamentos de engenharia contratando analistas para importar dados dos sistemas de gerenciamentos de ativos, única exclusivamente para acertar relatórios que deveriam ser gerados diretamente do sistema, qual a causa? Deficiência no inventário dos ativos.

Um inventário completo e eficiente deve contemplar o cadastro de equipamentos, o cadastro de centro de custo, setores e outras informações sobre área física e finalmente o cadastro de partes, peças e contratos.

O cadastro de equipamentos depende de uma padronização de nomes de equipamentos, posso estar falando o óbvio, mas ainda encontramos, por exemplo na Engenharia Clínica, cadastros com nomes, como Bomba infusora e Bomba de infusão, causando transtorno para os gestores quando precisam de uma simples informação sobre quantidade de equipamentos, adivinha o que acontece, ao identificar  o erro, no momento da emissão do relatório, importa o dado para Excel e acerta, lembra, perda de tempo, desperdício na veia.

O cadastro sobre as informações do hospital deve ser elaborado com base no cadastro existente, por exemplo, centro de custo e setor, não invente, pois, se decidir por um cadastro diferente vai pagar o preço para gerar relatórios sobre custos e tempos gastos.

Por fim, chamo a atenção para o cadastro de partes e peças, o conhecido módulo de controle de estoque e o módulo de cadastro de contratos devem ser usado para que os custos com reparos e contratos sejam apurados corretamente, adianta muito pouco investir em um algoritmo de máquina de aprendizagem para realizar análises, por exemplo, de obsolescência, sem o uso correto do sistema de controle de estoque e módulo de controle de contratos, porque simplesmente o algoritmo vai errar na predição, por um simples motivo: Não tem dado correto para prever nada.

Vivenciei vários desses problemas que se originam em razão de um inventário realizado sem o devido cuidado e na maioria dos casos os investimentos em recursos eram para consertar os desvios no momento da geração do relatório e não na causa, realizando um novo inventário e acertando a padronização.

Um inventário bem feito, usa uma padronização de nomes de equipamentos adequados, identifica e inventaria todas as peças usadas nos reparos e mapeia todos os contratos. O inventário deve ser revisado, estatisticamente, uma vez ao ano.

Implantar um controle rígido de movimentação de equipamentos entre setores é fundamental para manter o inventário atualizado, é muito comum não se ter este controle e ficar procurando o equipamento para realizar a manutenção preventiva, de modo que, o tempo de procura é maior que o tempo de realização da manutenção preventiva, puro desperdício. Procure implantar este controle de movimentação com a participação do seu cliente interno responsável pelo uso dos equipamentos, sem a conscientização deste agente o controle de movimentação não funciona.

Para desenvolver um alicerce sólido para a gestão dos ativos da sua empresa, invista em um processo de inventário de ativos completo, sem reduções que possam originar imprecisões futuras, centralize a definição dos cadastros, revise o inventário anualmente, não admita correções com importações para planilhas do Excel, avalie se seu sistema de gestão de ativos lhe permite um inventário completo, com nome padronizado dos equipamentos, módulo de controle de estoque, cadastro de contratos e movimentação interna e externa de equipamento.

Ricardo Reis
Diretor de Operações e Negócios