Quando estou discutindo sobre o tema monitoramento de processos ou de sistemas complexos, faço uma reflexão do que já vi ou apresentei. Sempre me chamou a atenção o tempo que investimos na construção de um sistema de monitoramento robusto, com bases conceituais sólidas e estatisticamente validado e o tempo que investimos para usufruir deste monitoramento, ou seja, melhorando os processos e sistemas.
Já existe um consenso que precisamos medir para gerenciar e gerenciar é resolver problemas e tomar decisões, mas a questão é: Quanto tempo investimos em sistemas complexos de monitoramento que permitam um gerenciamento eficaz?
Minhas observações me levam a certeza que existe um desbalanceamento de tempo investido para desenvolver um sistema de monitoramento e o tempo que investimos para melhorar, atrevo-me a afirmar que temos um enorme desperdício de tempo investido na definição de indicadores e KPIs, e este tempo falta para dedicarmos a melhoria.
Presenciei reuniões acalorados onde se discutia se o indicador era estratégico ou de resultado, de processo ou operacional, se meta é a mesma coisa que média e a mediana! O que é isso? Horas gastas para criar um gráfico e representar um indicador que no momento da avaliação, desconfiava-se do dado coletado, questionava-se o intervalo de coleta do dado ou se este estava correto, por fim, perguntavam se a pessoa que fez o gráfico sabia usar o Excel e nada de melhoria.
Mas existe boa notícia, já vi sistemas de monitoramento simples, validados estatisticamente e, portanto, confiáveis. Estes sistemas, quando avaliados, permitiam um bom entendimento do comportamento do processo e, por consequência, rapidamente tomava-se uma decisão e um ciclo de melhoria era desenvolvido.
Em todos os sistemas simples e eficazes de monitoramento de processos, identifiquei um ponto em comum, a ficha técnica do indicador ou a ficha de especificação do indicador.
Estas fichas são documentos formais que devem ser elaborados antes da coleta dos dados e apresentação do indicador, é no momento da elaboração da ficha técnica que discutimos e definimos o nome do indicador, sua definição e propósito, o numerador e o denominador, no caso de índices ou taxas, a fórmula de cálculo, a fonte do dado, sua classificação, intervalo de monitoramento e alguma limitação. A ficha pode conter a meta e o referencial de comparação.
Identifiquei uma boa prática, passar a ficha técnica para entendimento e validação dos gestores que vão usar o indicador, caso este não possa participar do desenvolvimento desta ficha, esta ação deixa claro todos os itens e antecipa dúvidas que podem ser esclarecidas melhorando seu conteúdo.
Podemos ter mais ou menos elementos na ficha, mas lembre-se, esta é padronização base para construirmos o sistema de monitoramento eficaz que nos libere tempo para tomarmos decisões e desenvolvermos os ciclos de melhoria que nosso cliente deseja.
Ricardo Reis
Engenheiro Especialista em Engenharia Clínica e Segurança do Trabalho
Pós-graduado em Administração de Empresas
Gestão de Risco e Segurança do Paciente