O gerenciamento dos contratos relacionados a manutenção é indispensável na organizações para garantir sua eficiência desde a sua criação e execução, visando análises importantes para potencializar o desempenho operacional e financeiro.

A organização e acompanhamento por todo ciclo de vida do contrato aponta ser uma atividade que exige tempo e atenção constante aos detalhes sobre os dados e informações relacionados aos fornecedores, tipos de serviços prestados, prazos, valores e obrigações predefinidas e acordadas entre as partes, e para atender e acompanhar todo esse fluxo, um sistema eficiente e automatizado se torna uma ferramenta importante para a gestão dos contratos de manutenção.

Como a tecnologia pode ajudar na gestão dos contratos de manutenção?

Processos baseados no uso de planilhas e sistemas com múltiplas finalidades são comuns, mas pouco efetivas para gerenciar inúmeros contratos e suas informações, em especial quando o foco está na gestão da manutenção de equipamentos, tornando o controle contínuo dos contratos uma rotina que exige atenção nos mínimos detalhes e essa tarefa pode ser desenvolvida em sistemas de CMMS, que facilitam o cadastro, pesquisa e análise de cada contrato de acordo com sua atribuição por meio da categorização das informações como datas, valores e demais rotulações que ajudam na identificação do status de cada contrato.

Com um sistema de contratos vinculado aos equipamentos você garante uma infraestrutura e processos adequados para gerenciar seus contratos de manutenção de ponta a ponta.

Organização dos Contratos de Manutenção

Para um controle efetivo dos contratos de manutenção é importante estabelecer os critérios quanto aos dados e informações descritas nos contratos para facilitar a identificação por fornecedores, cobertura de manutenção e condição do contrato quanto a situação atual do contrato, como no caso de estar aberto (vigente), encerrado ou renovado, o que torna mais prático a gestão e análise por meio de filtros segmentados por categorias, datas e valores, como:

  • Vigência: analise os prazos dos contratos que estão próximos do vencimento, de forma que o sistema faça o acompanhamento e emita alertas e notificações predefinidos;
  • Tipos de Contrato: separe quais contratos são de manutenção corretiva e manutenção preventiva. Ideal para identificar a finalidade do contrato por meio da categoria de filtros.
  • Prazo para atendimento e solução: defina o SLA no sistema quantos aos prazos firmados em contrato para o primeiro atendimento e também para a solução da ocorrência.
  • Método de apropriação de custo: configure o método de pagamento caso seja parcelado ou mediante execução de serviço.
  • Valores: cadastre os valores previstos em contrato e realizar o comparativo sobre o que realmente foi faturado.
  • Tipo de serviço: informe os tipos de serviços estabelecidos em contrato, identifique e selecione por filtros para visualizar as opções por categoria de forma prática.
  • Rateio de Custos: informe no sistema os contratos que terão rateio de custos iguais entre os equipamentos ou setores
  • Gestores: identifique e direcione a gestão dos contratos entre contratante e contratado.
  • Integração: vincule os contratos com os equipamentos e obtenha indicadores financeiros precisos de manutenção e muito mais.

Acompanhamento dos Contratos de Manutenção

Imagine que os contratos estão vencendo ao mesmo tempo e não há qualquer controle para realizar as tratativas. Como identificar a situação de cada contrato e negociar em tempo hábil?

Fazer esse controle manualmente é muito complicado para garantir uma gestão eficiente das atividades operacionais e gerenciais, para isso, o sistema pode ajudar na emissão de alertas e notificações sobre os contratos que estão por vencer de acordo a prioridade e processo de cada organização.

Relatórios e Indicadores

Os relatórios e indicadores dos contratos de manutenção são muito importantes para analisar a performance financeira e demais relações contratuais de forma precisa orientada por dados e informações que permitem visualizar amplamente toda cadeia produtiva da organização.

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